Es curioso, incluso sorprendente, como las pymes españolas repiten a lo largo del tiempo una serie de errores que son la causa principal de que una gran parte de ellas fracasen en sus primeros años de vida.

Sin embargo, si se cometen, es por una razón primordial: ES FÁCIL caer en ellos. Y me he cerciorado de ello hablando con varios empresarios, gestores de empresas de todo tipo y emprendedores. Mantienen su negocio después de varios años y han sabido sobrevivir a estos errores, y además al devenir del desarrollo económico: competencia, mercado, crisis, etc.

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Así que esta es una relación de errores, deslices, o como queráis llamarlos, que está CONTRASTADA y que seguro que os es familiar en algunos casos.

1.- Elección de los socios.

Lo peor de este error es que lo cometes al principio, desde el inicio. Y luego es de muy complicada solución. Lo normal es que nos asociemos con amigos o familiares. Y eso es poco profesional en la mayoría de las ocasiones. Cuando comienza a pasar el tiempo y las cosas no van como esperabas, el amigo deja de serlo, y el familiar… pues no puede dejar de ser familiar, pero las cenas de Nochebuena seguro que ya no son lo mismo.

La elección de un socio es un paso muy importante. Los socios tienen que aportar algo DIFERENTE a lo que tú ya aportas, y además ese algo tiene que ser significativo para el proyecto empresarial.

Y el reparto de la sociedad debe estar acorde a lo que cada socio aporta. Y si no es capital, hay que hacer un esfuerzo por valorar esa contribución.

Y por último, hay que emplear el tiempo necesario en definir un buen acuerdo de socios, donde queden reguladas las casuísticas más comunes. Incluso ésa que piensas que no se va a dar nunca: definir qué ocurrirá con la sociedad en caso de desavenencias, marcha de alguno de los socios, etc.

En esta categoría quiero mencionar también la opción de compensar con acciones a algún colaborador clave, por ejemplo por el cumplimiento de un hito relevante. De repente y gracias a esta iniciativa se ha convertido en tu socio, y esto puede tener implicaciones muy importantes en el futuro si el colaborador se va de la empresa, o si sus votos son necesarios para aprobar cualquier propuesta, o simplemente si ya no es tan “clave” como antes.

Como conclusión, los socios sólo si son necesarios porque su aportación es realmente diferente, los amigos para las cervezas y los familiares para las cenas de Nochebuena. Y si no hay más remedio, un buen acuerdo de socios que deje regulada la casuística que se pueda producir.

2.- Reparto de funciones entre los socios.

Ya hemos superado con éxito el primer obstáculo, y aquí estamos los socios, después de firmar las escrituras y el acuerdo, contentos y felices, y deseando empezar.

Y aquí viene el segundo error. Empezamos nuestra andadura dedicándonos (normalmente) a lo que sabemos hacer. Y pasado un tiempo (no mucho, porque este error aparece muy pronto) nos damos cuenta que no tenemos existencias en el almacén, o que tenemos para más de un año, o que no hemos pagado las facturas a proveedores en la fecha acordada, o que se nos ha olvidado entregar la documentación necesaria para liquidar el IVA, o que de repente no hay dinero en la cuenta, o… La lista es interminable.

Y empiezan los parches para poner remedio a la situación. Y el parche básicamente consiste en que el primero que se da cuenta de que algo no va bien es el responsable de arreglarlo.

Tenemos que ser profesionales, no sólo en la ejecución de aquellas tareas en las que somos expertos, sino también en la gestión de nuestra propia empresa.

Hay que definir los roles, al igual que en una gran empresa, y nombrar responsables de los mismos. Y estos roles no pueden ser rotativos (que también lo he visto en alguna ocasión). Pensar por un momento cómo ejecutar una estrategia de negocio si el “director financiero” cambia su papel a los tres meses y se hace cargo de la parte comercial y marketing.

Y si se considera que hay alguna actividad que no se sabe cómo acometer, pensar en subcontratarla, pero ejerciendo el control de la misma.

Si queremos sobrevivir, hay que tener una gestión PROFESIONAL, además de un buen producto, servicio, o aquello que ofrezcamos al mercado.

Mi concusión es que te dediques a lo que sabes hacer (hostelería, software, consultoría, selección de personal, fontanería, etc…) y que seas capaz de rodearte de los profesionales que te pueden aportar aquello que no sabes hacer. No es necesario incorporarlos a tu empresa en muchos casos, externaliza esa función. Pero siempre manteniendo el control de la misma.

No lo dudes, déjate aconsejar por profesionales y que tu empresa se dedique a lo que sabe hacer bien.

3.- Falta de estrategia, objetivos y planificación.

En mi opinión este error es uno de los principales causantes de que muchas empresas no progresen y se queden en el camino.

Definir una estrategia es BÁSICO para tener posibilidades de éxito. Tienes que identificar cuáles son tus ventajas competitivas, y a partir de ahí, construir una estrategia que te permita crecer, ser rentable, y hacer lo que quieres: vender a este segmento de clientes, vender estos tipos de productos, ofrecer estos tipos de servicios, vender localmente, internacionalmente, etc.

Tengo un amigo que me comentó una vez que su falta de estrategia le había llevado a trabajar de la misma manera que lo hacía por cuenta ajena, dedicando muchas más horas, asumiendo más riesgos y con más incertidumbre… Sólo que esto le estaba pasando 4 años después de iniciar su andadura como empresario…

Y para definir una estrategia no hay que pensar sólo en el corto plazo. Hay que tener más visión, pensar a largo plazo (mínimo 3 años), analizar el mercado, los clientes, la competencia, etc…

Una vez más estamos hablando de profesionalizar tu empresa o negocio. Hay que hacer lo que hacen las grandes compañías, pero adaptado al tamaño de nuestra empresa. Y para ello necesitamos TIEMPO.

Hay que parar, mirar hacia atrás para ver de dónde partíamos y que hemos conseguido, y plantearnos a dónde queremos llegar y cómo.

Y después hay que fijar unos objetivos, basados en esa estrategia, que sean ambiciosos, pero alcanzables.

Y todo esto hay que plasmarlo en una PLANIFICACIÓN (o Plan, Presupuestos, Budget, … Puedes llamarlo como quieras, ya que tiene muchos nombres). Nos centraremos en detallar el primer año, con el desglose que necesitemos (semanal, mensual, etc.), pero desarrollaremos 3 años.

Y deberemos definir la REVISIÓN del plan, tanto el del primer año como el de los dos restantes (tan importante como la definición), para tomar con tiempo las decisiones oportunas.

Pero no nos hagamos líos. Esta es la explicación académica, que creo que es necesaria. Ahora desmitifico el proceso y lo simplifico. No son necesarios grandes estudios, ni “powerpoints” gigantes con sesudos análisis, tendencias, variantes, etc.

Ni siquiera hay que contratar a grandes consultoras que cobran verdaderas fortunas por hacer un “copiar y pegar” de esos powerpoints. Hay que tener claras las ideas y mirar a tu empresa con una perspectiva “desde fuera”.

La estrategia de una empresa, la planificación de la misma y los objetivos pueden caber en 3 folios. Y luego la revisión es como participar en una carrera e ir validando los “checkpoints” de paso, para comprobar si me he perdido en el camino, y si es así, volver a encontrarlo lo antes posible.

¿Te subirías a una lancha sin mapas, gps, remos o sin comprobar el nivel de gasolina del motor? Es posible que pudieras llegar a tu destino, pero después de dar unas cuantas vueltas, asumir riesgos innecesarios, encomendarte al dios Poseidón, etc.

Pues gestionar un negocio sin una estrategia, unos objetivos y una planificación es lo mismo que subirse a esa barca…

4.-Falta de gestión de tesorería y seguimiento de cobros y pagos

¿Tienes claro cuáles son tus gastos fijos mensuales? ¿Y los gastos variables, incluyendo los impuestos? ¿Sabes cuándo tienes que afrontarlos? Tenemos que ser estrictos haciendo un seguimiento de nuestra tesorería.

Un buen pronóstico de esta variable nos facilitará tener una visión de cuándo se producen las entradas y salidas de caja, y nos permitirá la posibilidad de valorar la contratación de instrumentos financieros adecuados en caso necesario: líneas de crédito, préstamos, etc.

Y esta previsión tiene que venir necesariamente de la planificación que hemos hecho anteriormente: ventas y costes, ingresos y gastos, cobros y pagos.

Aquí quiero resaltar la importancia de hacer un seguimiento de los cobros. ¿Cuántas veces no te ha pagado tu cliente en la fecha establecida? Atención a este punto porque esta situación no se avisa, te la encuentras de improviso, y tiene un impacto significativo en tu previsión de pagos. En este tema, no hay que dar nada por supuesto ni por cerrado a no ser que lo tengamos por escrito. Y a veces ni aun así. Incluso con los clientes habituales.

Para cubrir este quebranto de tesorería, aceptas nuevos proyectos o pedidos que piensas que te van a compensar, a veces incluso con el mismo cliente que ya te ha perjudicado una vez. A veces con otros clientes nuevos, con precios más bajos para que te compren cuanto antes… y por supuesto con márgenes más bajos para tu negocio.

Cuando afrontes una situación de este tipo, hay que parar, y analizar las verdaderas razones. Y sobre todo, NO AUMENTAR el riesgo con ese cliente. Si hay pedidos/servicios pendientes de suministrar, hay que bloquearlos. Hay que evitar la tentación de compensar estos impagos con ventas rápidas a otros clientes, que normalmente aportan menor calidad al margen.

En definitiva, hay que buscar otra solución que no sea una huida hacia delante que pueda engordar la bola de nieve.

Son muchas las empresas que han cerrado por no realizar una previsión financiera y de tesorería, incluso teniendo un buen producto o servicio. Puedes estar vendiendo mucho y tener beneficios, y tener muchas dificultades por una mala gestión.

La tesorería es la gasolina de la empresa, y como las motos sin gasolina, que no se ponen en marcha, a tu empresa le pasará lo mismo.

5.- Saber decir NO.

¿Has recibido alguna vez algún pedido o encargo de cliente en el que te solicita un producto o servicio que no es el que se adecúa a tu estrategia? ¿Te ha pedido un cliente que le sigas suministrando aunque no te ha pagado las últimas facturas?

¿O que aprovechando que estás en sus oficinas haciendo la instalación que te contrató, y “ya que estás por aquí” te pide que le soluciones un problema con un servidor que no es tuyo, ni mantienes, ni nada parecido, por supuesto sin aumentar el precio?

Algunos clientes serán un infierno, porque causan estrés y preocupaciones, acaparan todo tu tiempo y finalmente no generan ningún beneficio. Si te encuentras en este punto, debes pensar si lo que te está pidiendo el cliente está dentro de tu estrategia, y te acerca a cumplir los objetivos fijados. Si la respuesta es no, no hay que vacilar en negar o no aceptar este tipo de encargos, peticiones complementarias, servicios añadidos, etc. (los famosos “ya que”).

Básicamente se trata de aprender a decir NO. Un empresario tiene que saber decidir, y evitar caminos no deseados que además aportarán un pobre resultado a tu empresa.

6.- Confundir la caja de tu empresa con la caja personal.

Creo que en el enunciado está todo dicho. No podemos mezclar las dos cajas. La caja de tu negocio o empresa es para hacer frente a los pagos y cobros derivados de la operativa del negocio y es sagrada. El efectivo que hay en la caja NO ES BENEFICIO, sólo efectivo.

7.- No dar importancia a los gastos de publicidad y marketing.

La publicidad y el marketing son fundamentales. Sin estas actividades, el mundo exterior (entiéndase los clientes), no nos conocerán.

Hay que ESCOGER la forma de publicidad y promoción más adecuada para tu empresa: anuncios en las plataformas adecuadas, campañas telefónicas atacando una base de datos de empresas potenciales perfectamente segmentados hacia nuestra área de negocio, etc.

Según algunos estudios, una empresa promedio que deja de llevar a cabo acciones de marketing sufre un descenso en sus ventas de entre un 15% y un 30%.

Así que esta actividad es casi imprescindible, y por tanto, hay que contemplar su coste en nuestro plan económico financiero.

8.- No evaluar el impacto en tu entorno personal.

Cuando comienzas a avanzar en el camino de emprender y crear un nuevo negocio o gestionar una Pyme, tu actividad va a requerir mucho tiempo, esfuerzo y dedicación.

Si no aplicamos una cierta disciplina, las jornadas de trabajo van a actuar como los gases nobles: tienden a ocupar todo el espacio del que disponen. Cada día ocupas más horas en tu negocio y empiezas a dejar a un lado otro tipo de actividades: ocio, deportes, familiares, etc.

Y por supuesto este comportamiento impacta negativamente en tu entorno personal. Y además, en tu calidad de vida. Hay que organizarse, y fijar PRIORIDADES no sólo a las actividades profesionales, sino a las personales. Tu entorno y tú mismo lo agradecerán.

9.- No ser realista.

¿Crees realmente que tu negocio necesita desde el primer día una oficina de 250 m2 en la mejor calle de tu ciudad, con 5 empleados y sus correspondientes infraestructuras? ¿Realmente puedes cubrir esa estructura de gastos fijos sin tener aún clientes, cartera de pedidos y por lo tanto, ingresos?

Seamos realistas y conozcamos nuestros LÍMITES. No se trata de caer en el desánimo, sino de dimensionar nuestro negocio a nuestra realidad económica. Lo contrario no tiene nada que ver con un proyecto empresarial, mejor ir al Casino, es más divertido y arriesgamos menos.

10.- El emprendedor “que todo lo sabe”

Me refiero a la persona que quiere iniciar un negocio y que, ya sea por ahorrarse costes, o ya sea por autosuficiencia mal entendida, pretende abarcarlo todo ella sola: trámites administrativos, marketing y estrategia on line, diseño de la página web, dirección financiera, etc. Estoy hablando del empresario “low cost”

Tengo en la memoria el anuncio de una entidad bancaria. Se trata de un homenaje a la fortaleza de los autónomos y a su capacidad de resistencia a las dificultades del día a día: “los autónomos no parecen humanos”. No debemos confundir la voluntad, el ánimo, las ganas que ponemos en nuestro negocio con la PROFESIONALIDAD que necesitamos para que todo funcione.

En este afán por hacerlo todo uno mismo, el “do it yourself” del bricolaje, se encuentra la razón de la desaparición de muchas pymes. En el nuevo entorno que está apareciendo tras la crisis, la ESPECIALIZACIÓN es una habilidad obligatoria.

Existen numerosos recursos de gestión, que no suponen un coste excesivo, y que permiten a las pymes centrarse en lo esencial, en el “corazón” de lo que hacen: aportar el valor añadido real a su negocio.

CONCLUSIÓN

La aparición de estos errores en el devenir de tu empresa te puede llevar a:

–          No desarrollar convenientemente tu idea de negocio por la mala elección de los socios.

–          No tener una estrategia definida.

–          Ir de un lado para otro por no tener una buena planificación a 1-3 años.

–          Tener una tesorería pobre y cara.

–          Tener ventas con poca calidad (rentabilidad): cuanto más vendes, más pierdes.

–          Ocupar todo tu tiempo disponible en la gestión del negocio, en detrimento de la calidad de vida personal.

Si piensas que tu empresa está en alguna de estas situaciones, o no está teniendo los resultados esperados, descárgate la guía que encontrarás en mi web.

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Te facilitará el proceso para hacer un rápido autodiagnóstico y te ayudará a valorar la situación de tu empresa y a definir las acciones a tomar.

Tu empresa o negocio no es una ONG. En tu mano está gestionar tu negocio o empresa de la manera más profesional posible.

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